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【エクセル】[便利技]事務作業で即戦力となる機能や関数を厳選して紹介

エクセル便利技

IT技術の目覚ましい進化は衰えを知らず、まだまだ加速していくことを期待させてくれる日々ですが、未だ日常の仕事においては端末に依存しているようなシステムを使っていたり、エクセルで作業をしているところもまだまだ粘り強く残っている様に感じています。

今回はそんな会社にお勤めの方向けに、エクセル大好きな私がエクセルの優秀な機能を厳選して選んだものを紹介します。また合わせて抑えておきたい関数も抜粋しておきますので、是非今後の作業において各段に効率を上げて同僚から一目置かれてみてください。
(この記事では、VBAなどのプログラミングは使いません。あくまでエクセル機能と少しの関数で実現しています。)

エクセルを全く知らない人もいるかもしれませんので、念のために軽く触れておきます。
エクセルとはマイクロソフト社が開発したオフィスシリーズに含まれる表計算を得意としたソフト(アプリケーション)であり、表計算以外にもピボットテーブル機能での大量データ分析や、それらを用いてグラフの作成などもできるものです。

<strong>komori</strong>
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エクセルで作業している方はここに書いている機能や関数を知っていて損はないです。
それでは早速いってみましょう!

この記事は下記のような方にオススメできます

  • エクセルをもっと知りたいけど、要点だけざっくり知りたい人
  • エクセルで売上報告や集計作業などをする必要がある人
  • エクセル作業で一目置かれたい事務員さん
  • 紙とペンと電卓で作業するのとか面倒だと感じている人

エクセルの覚えておきたい機能3選

フィルター

会社で扱うエクセルデータは主に表になっていますので、フィルター機能を使えることは必須と言っても過言ではないでしょう。

フィルター機能とは、エクセル表上で各列から特定の値や範囲、指定色のセルなどを取り出したり、除外したり、順序を並びかえるなどが出来る機能です。

例えば社員100名が登録されている表があったとして、特定の地域に住んでいる人だけをリストアップしたり、名前に特定の漢字を含む人だけ取り出すなどの作業が驚くほど素早くなります。

また、商品の販売管理をしている表であれば、特定商品の売上記録だけを取り出すなどが容易に出来るようになります。

フィルターの設定方法やデータを取り出す方法は、下の画像を参考にしてみてください。

サンプルのエクセルですが、100名の社員名簿の様なものを想定して作りました。
画像内ではフィルターの設定で名簿の中から年齢が”20代”の方を絞り込む手順をしています。

ここから”男性のみ”といった条件を付け加えたり、更に絞り込みをしていくこともできます。
また、年齢で昇順・降順で並び替えたり、入社日データが入っていれば社歴が長い人から順に並べるなども出来るので非常に便利です。

この機能を用いて私が最も有効だと思う作業は、この表をもとに社員各位から提出物を集める時などのチェックリストとして使うことです。
既に出来ている社員名簿の右側に”未 or 済”を付ける列を設けるなどでカスタマイズし、不要な情報を削除すれば進捗管理表に早変わりします。

ウィンドウ枠の固定

こちらは、エクセルでの表が大きくなった場合に有効な機能となります。

表にはヘッダ(各列の一番上のセルでタイトルのようなものを記載した部分のことです。)がありますが、表が下や右に大きくなり、移動すると画面上でヘッダが見えなくなり、その列にはどういった値が書かれているセルだったのかを確認するためにヘッダ(一番上)を確認しにいくことになります。

ウィンドウ枠の固定は任意の位置で画面を固定してくれる機能です。
この機能を使えば表が見やすくなるどころか、データ入力作業などにも有効でありディスプレイの上下左右移動を繰り返すことなく作業を進めることができます。

もちろん、行だけではなく列にも対応可能なので、仮に列が増えていき、表が右側に拡大していっても対応は可能です。

また、この機能は自分以外の人にその表上のデータ更新・追加してもらう想定の場合であっても、配布前に設定しておくことで入力者の入力ミスの発生を抑えてくれるでしょう。

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設定方法のポイント
マウスで選択しているセルの左上が固定される箇所となります。下図の様にウィンドウ枠の固定をしたい場合は、C4セルを選択した状態で本機能の設定(黄色の十字線で固定されます)を行ってください。

印刷タイトル設定

この機能は、先ほどのウィンドウ枠の固定に似ている機能ですが、印刷する際に設定しておくことが前提です。
先ほどはディスプレイ上で有効な機能となっていましたが、こちらは紙に印刷する時に表のヘッダ情報をそれぞれのページに出力してくれる機能となります。

ウィンドウ枠の固定同様に紙で印刷した場合、数ページ、数十ページに渡る表を印刷したい。
だけど一枚目しかヘッダがついておらず、それ以降のページには実際の値のみしか載っていなければ、資料を人にも伝わりにくいものとなってしまいます。

そういった問題はこちらを機能を使って解決しておきましょう。

下の画像のとおり設定方法はとても簡単ですが、事前に設定しているだけで配布された人が見やすい資料となります。スライドショーの3と4枚目は、印刷タイトルを設定後の印刷プレビュー画像となっております。

<strong>komori</strong>
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会議資料など印刷物を事前に配布する場合等は、こういった設定をしておくことで資料を見た人に伝わりやすくなります。
また、資料を見やすくすることは会議の進行が円滑になることにつながります。

エクセルの覚えておきたい関数5選

SUM関数

言わずと知れた、選択した範囲の値(数値)を合計をしたい時に使う関数です。
基本中の基本ですが、これを使わずに大量データの表を電卓で計算するとなるとゾッとします。

●SUM関数の書き方(結果を表示してほしいセルで入力する)

=SUM(計算したい範囲)

●下の画像のE7セルに合計値を表示する場合、E列3行目からE列6行目までを計算したい範囲に選択する。

=SUM(E3:E6)

IF関数

こちらの関数は、皆さん学生時代に英語の授業で聞いたことのある「もし…」です。
条件判定をして、条件に合う場合の処理、合わないときの処理で分岐させたい時に利用します。
実際に関数として使用する時もこの意味同様に条件に該当する場合の処理。そうでない場合の処理。といった書き方をします。
使う場面や関数の入れ子(ネスト)などで応用することも可能であり、プログラミング言語にも登場したりするほど汎用性の高い関数ですし、使い勝手は抜群です。

ただ、後で紹介する、COUNTIFやSUMIFなどの最初からIF要素をもった関数もあるので、処理したい目的が達成できるのであれば、これらの関数を使う方が簡単に処理ができます。

●IF関数の書き方(結果を表示してほしいセルで入力する)

=IF(条件式,条件に合う場合の結果,条件に合わない場合の結果)


下の画像のI11セルで結果を表示したい場合で、E列11行目の値が”愛知県”であるかを判定します。
判定結果が正なら”該当”を返し、判定結果が誤であれば空白となります。

=IF(E11="愛知県","該当","")


下の画像のJ9セルで結果を表示したい場合で、C列9行目(年齢)の値が60であった場合、D列9行目(性別)の値が男であるかを判定します。判定結果が正なら”該当”を返し、誤の結果であれば空白となります。

=IF(C9=60,IF(D9="男","該当",""),"")

2つ目に紹介したIF関数の例でIFを入れ子に(ネスト)した際の判定処理イメージ図です。
余り複雑にすると、書いている本人が何を書いているか分からなくなってきて混乱しますので、ひとつの数式で判定するのは3段階くらいまでを限度としておいた無難です。

COUNTIF関数

こちらの関数は先ほどのIF関数とCOUNT関数を足した機能を持っていて、対象の範囲で条件に一致する文字列のセルの個数を数えたい時に使えます。
例えば、●●さんの担当している顧客って何件あるかが知りたいときや、●●市に住んでいる社員って何人いるかなどを数えたい場合に便利です。

私がよく使う場面としては、表を作成してデータ入力する際に今入力している値が重複していないかをセルフチェックするのに使ったりしています。

●COUNTIF関数の書き方(結果を表示してほしいセルで入力する)

=COUNTIF(検索したい対象の範囲,検査値)

下の画像のJ4セルに表の出身地が東京都となっている数を表示したい時の数式

=COUNTIF($E$4:$E$103,I4)もしくは=COUNTIF($E$4:$E$103,"東京都")

2つの行っていることは同じですが、画像右側のように他の出身地分の数も一覧にして出したい場合はセル番地を数式に使用する方が後の作業が楽になります。

<strong>komori</strong>
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数式の”E4:E103″と”$E$4:$E$103″の違いについてご存じですか?
これは相対参照絶対参照と呼ばれるものです。相対参照は数式を別のセルにコピーした際に参照しているセルも自動で変化します。

SUBSTITUTE関数

こちらの関数は、セル内の特定の文字例を他の文字列に置き換えたい時に使える関数です。
使用例としては、社員名簿などで氏名入力セルに「〇〇 〇」さんといった値が入っていたとします。
また別の管理表では、同じ人の氏名が「〇〇 〇」さんと入力されている場合、この2つを照合すると社員名簿では全角スペースで、管理表では半角スペースとなり、完全一致しないためコンピュータは別の文字列と判定します。
もちろん近似一致させる方法もありますが、書き方が揃ってないとこれらを揃えるところから作業をすることになりますが、この時にセルを一つずつ対応するのはかなり手がかかります。

そういった場合は、念のため作業前のファイルをバックアップした後にこちらの関数を用いて全角スペースと半角スペースを置き換えてしまうの一つの手段です。

●SUBSTITUTE関数の書き方(結果を表示してほしいセルで入力する)

=SUBSTITUTE(検査対象セル,"置換前文字列","置換後文字列")

●以下、画像のJ5セルにF5セルの値”人事”を”人事部”に置き換えて表示したい場合の数式

=SUBSTITUTE(F5,"人事","人事部")

●以下の画像のI10 セルにB10 セルの値”うあは にせむ”を”うあは にせむ”に置き換えて表示したい場合の数式(※全角スペースを半角スペースに置き換え)

=SUBSTITUTE(B10," "," ")

この処理の有用性ですが、私の場合はひと月に一度程度、次に紹介するINDEX関数+MATCH関数などで2つの表を照合する時のキーワードとして氏名を揃える場合に使うことがあります。

<strong>komori</strong>
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■ポイント
上で紹介した人事を人事部に置き換える数式において、対象セルに既に”人事部”が入っていた場合は”人事部部”となってしまう点は注意が必要です。
※”人事”という文字列が”人事部”の文字列に含まれているためです。

INDEX+MATCH関数

最後はこちらの関数です。
よく見ると2つの関数をネストして使っているので、今までのものより高等技術になるのですが、これも非常に便利な関数となります。

特定のキーワードを使って、キーワードに紐づくデータ(値)を取り出す時に使います。
具体的な作業としては、片方のエクセルの表1に入力されているデータがあるとして、名前などのキーワードを用いて照合し、表1の名前以外の他のデータをもう一方のエクセルの表2に反映したい場合などに使えます。

双方が同じ構成の表で同じ順序で並んでいるのであれば、単純にコピーして貼り付けて作業おわり。となるのでしょうが、表1と表2で並び順が違っている場合や、追加されたデータや削除されたデータなどがあるためコピペでは済まないといったことはあるあるです。

こちらの関数はこういった場面で活躍してくれますので是非使えるようにしておきたい関数です。

SUBSTITUTE関数の説明の時にもふれましたが、私も月に1回程度、会社のシステムから出力したCSVファイルの特定のデータを別エクセルファイルへ転記する作業がありますので、その時はSUBSTITUTE関数でキーワードを揃えた後でINDEX+MATCH関数でエクセルファイルに必要な情報を転記しています。

余談ですが、こういった使い方を聞けば『それってVlookUP関数ではないの?』と言う方もいらっしゃるかと思います。
たしかにVlookUP関数でも同じことが可能ですし、私もINDEX+MATCH関数を知る前はVlookUP関数を使っていました。
ただ、VlookUP関数は細かい制約があったりしますので、その分ではVlookUP関数と比較して勝手が良いものと考えられます。

●INDEX+MATCH関数の書き方(結果を表示してほしいセルで入力する)

=INDEX(表の範囲,MATCH(検索値,検索対象範囲,照合の種類),列番号)

下の画像のJ4セル、K5セル、L5セルに「ほいえ はまみ」さんの年齢、出身地、所属を取り出したい場合の数式

●年齢を取り出す数式

=INDEX($B$4:$G$103,MATCH($I4,$B$4:$B$103,0),2)

●出身地を取り出す数式

=INDEX($B$4:$G$103,MATCH($I4,$B$4:$B$103,0),4)

●所属を取り出す数式

=INDEX($B$4:$G$103,MATCH($I4,$B$4:$B$103,0),5

<strong>komori</strong>
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ポイント
INDEX関数で指定した表の範囲の2列目が年齢、4列目が出身地、5列目が所属の値が入っています。数式で指定する列番号はエクセルシートの列番号と異なる点について注意してください。

INDEX関数とMATCH関数はそれぞれ独立した機能を持つ関数となります。
それぞれの説明は本記事内では割愛していますが、数式の書き方さえ覚えてしまえば理解を深めなくても実務で使えます。

数式が出した結果に自信が持てない内は小さい表で練習してみて、数式の結果が意図通りかを目で確認すると安心して使えるようになります。

尚、検索値が検索対象の範囲の中で見つからない場合はセルに”#N/A”が返ってきますが、これが気になるようでしたら『IFERROR関数』でエラーの場合に空白を返す処理にすれば問題は解決します。

●エラー表示をしたくない時のINDEX+MATCH関数の書き方(結果を表示してほしいセルで入力する)

=IFERROR(INDEX(表の範囲,MATCH(検索値,検索対象範囲,照合の種類),列番号),"")

事務作業で使えるエクセル機能を厳選まとめ

本ブログの主であるkomoriは、今まで数度の転職をしてきましたが、どの会社に勤めてもエクセルを使っていました。
その度に思うのがエクセルをうまく使えるか、使えないかで作業効率に大きな差が発生しており、とても簡単な作業でもやり方を知らないことですごく苦労している人がいるということでした。

今やワード・エクセルの基本操作はIT分野の企業はおろか、どこの会社の求人票の要件にも記載されているような内容ですし、今後はその基本より一歩抜きんでた人であることが価値あるものとして重宝されていくことは間違いないと言えます。

何より、こういった機能や関数を使いこなせることで得をするのは自分自身であることは言うまでもないですし、エクセルを上手く使える人は、そうでない人と比べてまるで魔法が使えるかの様に素早くかつ正確に作業をこなすことも可能です。

今までエクセルを何年も使ってきた私の経験上、作業の内容次第ではエクセルが使えない人が数時間もかかってしまう作業も、機能や関数が使えるだけで1分~10分でこなせたりすることもあります。

また、いくら作業が早くてもミスが多くなるのであればそれは効率的とは言えませんし、作業の手戻りが発生するようでは問題を先送りにしただけに過ぎずまやかしとなるでしょう。
ですが、私自身も含めてヒトが長時間をかけて行う作業の方がよっぽど間違いや見落としが多くなる傾向があると考えています。

定時前に上司からの指示で処理しないとならなくなったエクセルファイル(表)の更新が、実は『翌日の午前中期限って聞かされて無茶振りじゃない?』って不満でいっぱいの気持ちになり、残業中に鬼の形相でキーボードを強めに打つのをやめにしましょう。

そもそも、エクセルもまた人の手間を省くための便利ツールですし、そのエクセルが有する機能や関数を駆使してスマートに作業を終えて定時退社するも良し、翌日の期限内に涼しい顔をして上司に作業完了を報告するのも良しだと思います。

ここで紹介した機能や関数が、エクセルを使って作業をしている人を良い意味で苦労から解放にすることにつながれば嬉しいので是非活用してみてください。

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